Ak nie ste spokojní so situáciou, produktom alebo službou, jedným zo spôsobov riešenia tejto situácie je napísanie formálneho listu s obchodnou sťažnosťou. Ako východiskový bod použite jedno zo vzorových písmen, ktoré sú tu uvedené. jednoducho kliknite na svoj výber a otvorte PDF, ktoré môžete upravovať, ukladať a tlačiť. Pozri na totoSprievodca tlačiteľnými materiálmiak potrebujete pomoc.
Vzor reklamačného listu týkajúceho sa zlého produktu
Ak ste zakúpili produkt, ktorý je chybný alebo nekvalitný a úsilie o vyriešenie problému zlyhalo, ďalším krokom je napísať spoločnosti list so žiadosťou o vrátenie peňazí alebo výmenu. V ideálnom prípade nahradia obchody chybné výrobky a výrobky, ktoré nepracujú podľa očakávaní. Nie vždy sa to však stane. Keď firmy niesprávne vybavovať sťažnosti zákazníkovSpočiatku môžete byť jediným spôsobom, ako napísať sťažnosť, pokiaľ nechcete podniknúť právne kroky.
Súvisiace články- Nápady na maloobchodný marketing
- Japonská obchodná kultúra
- Ako s niekým robiť rozhovor
Chybný list o reklamácii produktu
Jednoducho postupujte podľa rozloženia tohto písmena, ale pridajte svoje vlastné podrobnosti.
- Vľavo hore: vaše meno, adresa a telefónne číslo. Možno budete chcieť uviesť aj svoju e-mailovú adresu. Cieľom je získať odpoveď a čím ľahšie budete môcť zaneprázdnenému vedúcemu odpovedať, tým lepšie.
- Na samostatné riadky (bez medzier) zadajte meno osoby, ktorú kontaktujete, názov spoločnosti, ulicu, mesto, štát a PSČ.
- Pridajte svoj pozdrav. Ak je to možné, uveďte konkrétne. Namiesto výrazu „Vážený pane“ použite výraz „Vážený pán Jones“.
- Začnite tým, že ste verný alebo prvý zákazník. Príklad: „Som verným zákazníkom už 20 rokov a kúpil som veľa vašich produktov.“
- Pokračujte v informáciách o tom, ako produkt zlyhal. Buďte čo najkonkrétnejší. Uveďte dátum, kedy ste položku kúpili, koľko ste za ňu zaplatili a kedy a ako nesplnila očakávania.
- Vysvetlite, aké kroky ste podnikli na vyriešenie problému. Príklad: „5. apríla som kontaktoval Rogera v obchode Example City a požiadal o vrátenie peňazí. Odmietol mi vrátiť peniaze. ““ Aj keď bola osoba mimoriadne hrubá, jednoducho sa držte faktov o tom, čo bolo povedané / urobené, a nechajte z toho emócie.
- Na záver začnite záverečný odsek a vysvetlite, čo by ste na oplátku chceli. Napríklad chcete, aby nahradili produkt alebo vám vrátili peniaze?
- Zatvorte list a pridajte svoje meno a podpis.
Vzorový list vedeniu o zlých službách
Keď platíte za služby, ako napríklad jedlo v reštaurácii, očakávate vynikajúci zákaznícky servis. Bohužiaľ, nie vždy sa to stane. Ak bola služba dosť hrozná, môžete mať pocit, že máte nárok na vrátenie peňazí alebo výmenu služieb. Ak ste sa s manažérom rozprávali bez výsledku, môže byť načase napísať formálnu sťažnosť poskytovateľovi služieb týkajúcej sa chudobnýchzákaznícky servisdostali ste.
Zlý reklamačný list služby
Prispôsobte list svojej situácii.
- Do ľavého horného rohu stránky zadajte svoje meno a kontaktné údaje.
- Uveďte meno osoby, ktorú kontaktujete (najlepšie regionálneho manažéra, vlastníka alebo výkonného riaditeľa), obchodné meno a adresu.
- Pridajte pozdrav. Príklad: Vážený pán Jones:
- Vysvetlite dôvod návštevy zariadenia. Jedným z príkladov by mohlo byť, že tam pravidelne jedávate, pretože je to jedna z vašich obľúbených reštaurácií.
- Vysvetlite problém, ktorý sa vyskytol. Napríklad ste sedeli hodinu, kým ktokoľvek neprišiel prevziať vašu objednávku, vaše objednávky boli nesprávne, čašníčka vám nadávala a podobne.
- Požiadajte o vrátenie peňazí alebo výmenu. Ak ste sa stravovali v reštaurácii, môžete im ponúknuť ďalšiu šancu, ak vám pošlú darčekovú kartu zodpovedajúcej hodnoty.
- Uzavrite list so svojím menom a podpisom.
Vzorový reklamačný list zamestnanca
Ak máte v práci vážne problémy, napíšte sťažnostný list, v ktorom vyjadríte znepokojenie nadriadenému alebo spoločnostiľudské zdrojemanažér plní dvojitú povinnosť. Najskôr to môže pomôcť vášmu šéfovi alebo zástupcovi HR vyriešiť situáciu. Po druhé, môže chrániť vašu prácu, najmä ak problém ovplyvňuje vašu prácu alebo vás obťažuje iný zamestnanec.
Sťažnostný list zamestnávateľa
Na rozdiel od ostatných príkladov v tomto článku bude list vášmu zamestnávateľovi pravdepodobne zaslaný prostredníctvom internej komunikácie v e-mailovej podobe. Ak chcete sťažnosť napísať na papier, musí byť menej formálna ako ostatné písmená. Aj keď je dobré pri písaní tohto typu listu používať profesionálny tón a formát, nie je potrebné uvádzať vaše kontaktné informácie a meno a adresu zamestnávateľa. Možno budete chcieť použiť aformát poznámkydokument je interný vo vašej spoločnosti.
- Dátum listu. To je dôležité pre prípad, že to potrebujete ukázať HR a chrániť svoju prácu.
- Začnite pozdravom. Zavolajte svojmu šéfovi, ako mu bežne hovoríte. Ak je vzťah formálny, začnite napríklad výrazom „Vážený pán Jones“. Ak je vzťah neformálny, je prijateľné napísať napríklad „Drahý Jim“.
- Choďte priamo k bodu v prvom odseku. Povedzte mu, prečo píšete list a že problém ovplyvňuje vašu prácu. Nepúšťajte do toho emócie a uvádzajte iba fakty, najmä ak je téma obťažovaním iným zamestnancom alebo osobným konfliktom.
- Vysvetlite, ako si myslíte, že sa dá situácia vyriešiť, ale dajte svojmu šéfovi vedieť, že ste pripravení diskutovať o ďalších riešeniach.
- V poslednom odseku vysvetlite, že chcete odviesť dobrú prácu a prečo má problém vplyv na vašu prácu. Vo vzorovom liste pracovníčka žiada, aby sa na jej oddelenie pridalo viac zamestnancov, pretože nedostatok ovplyvňuje jej schopnosť vykonávať svoju prácu dobre. List sa končí vyhlásením, že rada naplánuje stretnutie so svojím šéfom, aby s ním diskutovala o tejto otázke.
- Na záver podpíšte list a pridajte svoje meno.
Tipy na napísanie efektívneho obchodného reklamačného listu
Nahnevaný alebo výhražný list je neúčinný. Pamätajte, že osoba, ktorú oslovujete, nemusí byť vlastníkom spoločnosti, ktorá vyrobila chybný produkt, ale zástupcom zákazníckeho servisu, ktorý vám pomôže. Je vo vašom najlepšom záujme zachovať pokoj a sústredenie.
- Adresujte svoj list konkrétnej osobe. The Ministerstvo spravodlivosti v New Jersey odporúča spotrebiteľom, aby vyhľadali adresu a meno výkonného riaditeľa spoločnosti v Standard & Poor's registri korporácií, riaditeľov a vedúcich pracovníkov alebo v Thomasovom registri amerických výrobcov. Môžete sa tiež pozrieť na webovú stránku spoločnosti.
- Uveďte svoje kontaktné informácie. Na začiatok listu pridajte svoje meno, adresu a telefónne číslo, aby vás spoločnosť mohla kontaktovať s prípadnými riešeniami.
- Priložte kópie všetkých potvrdeniek. Priložte aj ďalšiu relevantnú dokumentáciu týkajúcu sa vašej sťažnosti. Uschovajte si všetky originály.
- Na listoch so sťažnosťami použite štandardný obchodný formát. Bude to zahŕňať blokované odseky s jednoduchými riadkami a s dvojitými medzerami medzi jednotlivými odsekmi a bez zarážok.
- Na začiatok listu vložte dátum. To umožní zaneprázdnenému vedúcemu pracovníkovi vidieť okamžite, keď príde sťažnosť.
- Neťahajte pravdu o účinku; staci sa drzat faktov. Ak to znie prehnane, čitateľ vám nemusí uveriť a bude ochotný vám pomôcť.
- Majte písmeno krátke. Vedúci pracovníci sú zaneprázdnení ľudia. Ak urobíte list príliš zdĺhavý, osoba na jeho konci nemusí prečítať váš list.
-
Napíš list Bude to vyzerať profesionálnejšie a bude sa ľahšie čítať. Pamätajte, že list zaslaný poštou má väčšiu váhu ako odoslanie e-mailu.
Napíš a pošli list do jedného týždňa od incidentu alebo keď produkt prestal fungovať. Vonkajšiu stranu obálky adresujte na pozornosť osoby, ktorej ste list adresovali, aby sa doručila na pravý stôl.
Vyjadrite svoje obavy
Ak máte sťažnosť, neváhajte a dajte svoj hlas počuť. Väčšina spoločností bude mať záujem napraviť veci, aby si vás udržali ako zákazníka. Aj keď je problém v práci, je lepšie hovoriť zdvorilo, pokiaľ sa správate profesionálne a rozumne. Za osvedčený postup v takýchto situáciách sa považuje napísanie formálneho listu s obchodnou sťažnosťou prispôsobeného vašej situácii.
