Počas celého života bude väčšina ľudí povinná písať formálne listy pre rôzne príležitosti. Prijatý formát formálneho listu, ktorý sa niekedy nazýva obchodný list, je presný a musí sa dodržiavať, aby sa dal brať vážne.
Ako používať vzorový formálny list
Stiahnite si tento upraviteľný formálny list.
Ak chcete použiť vzorové písmeno, kliknite na obrázok. V tomto okamihu si ho môžete stiahnuť do svojho počítača na neskoršie použitie alebo ho upraviť podľa svojich potrieb a potom ho uložiť a stiahnuť. Ak si chcete list stiahnuť, kliknite na obrázok a otvorí sa v novom okne. Potom kliknite na ikonu sťahovania a uložte ju do počítača.
Súvisiace články
- Ako správne adresovať list rodine
- Vzorové žiadosti
- Ako napísať obchodný list
Úprava písmena pred stiahnutím:
- Kliknite na obrázok.
- Kliknite na oblasť, ktorú chcete upraviť, a zvýraznite tam text.
- Podľa potreby zmeňte text.
Ak potrebujete pomoc so stiahnutím súboru na tlač, totosprievodcamôže byť užitočným zdrojom.
Ako napísať formálny list
Vedieť, čo písať a ako písať formálny list, je nepochybne zručnosť, ktorú budete opakovane používať počas celého profesionálneho života. Správny formát je rovnako dôležitý ako to, čo skutočne píšete, pokiaľ ide o formálne listy.
Krok 1: Zhromaždenie informácií
Aby ste mohli napísať svoj list, budete potrebovať informácie o sebe a osobe, ktorej píšete. Budete musieť uviesť svoju adresu a všetky informácie o vás, ktoré potvrdzujú účel tohto listu.
Informácie, ktoré potrebujete o príjemcovi vášho listu, zahŕňajú:
- Celé meno
- Titul (Dr., Reverend, Mrs.)
- Názov spoločnosti alebo organizácie
- Mailová adresa
Pri zasielaní formálneho listu je najlepším zvykom adresovať ho konkrétnej osobe. Ak si nie ste istí, komu smerovať váš list, môžete navštíviť webovú stránku spoločnosti alebo im priamo zavolať. Ak nepoznáte meno osoby alebo ak si nie ste istí, či ide o muža alebo ženu, môžete jednoducho použiť celé meno osoby.
Všetky tieto informácie uchovávajte na jednom mieste, kde ich môžete počas písania listu ľahko nájsť. Toto uľahčí samotný proces písania listov.
Krok 2: Formátovanie
Pre formálne listy existuje všeobecne akceptovaný štandardný formát. Držte sa tohto formátu a budete mať dojem, že rešpektujete formalitu situácie a dali ste si pozor na formátovanie. The Purdue Online písacie laboratórium ponúka konkrétne pokyny pre formátovanie formálneho listu:
- 12-bodové písmo
- Písmo Times New Roman
- Jednoduché riadkovanie
- 1,5-palcové okraje
- Blokový formát
- Zarovnanie doľava
- Dátumy napísané ako v tomto príklade: 14. marca 1999 (s uvedením mesiaca a roku so štyrmi číslicami)
Krok 3: Nadpis
Nadpis obsahuje vašu adresu a dátum; do nadpisu nedávate svoje meno. Je prijateľné zahrnúť do nadpisu vašu e-mailovú adresu a telefónne číslo, ale nie je to potrebné. Nadpis je v ľavom hornom rohu dokumentu vo formáte bloku, čo znamená, že každý riadok začína priamo pod posledným.
Ak uvediete e-mailovú adresu, uistite sa, že je profesionálna. E-mailová adresa, ako napríklad catsRcute@wahoo.com, bude vyzerať nezrelá a neprofesionálna. Pokiaľ je to možné, vytvorte e-mailovú adresu, ktorá bude obsahovať iba vaše meno a priezvisko. Rovnaký štandard platí aj pre uvedenie telefónneho čísla. Zahrňte iba číslo, na ktorom ste ľahko dosiahnuteľní alebo kde máte možnosť zanechať správu.
Krok 4: Vnútorná adresa
Vnútorná adresa obsahuje meno a adresu osoby, ktorej píšete. Oxfordské slovníky zdieľa, že táto časť vášho listu by mala začínať štyrmi riadkami pod nadpisom. Začnite s menom a celým menom príjemcu. Ak nepoznáte meno osoby, môžete použiť jej samotný názov, ale najlepšie je adresovať list konkrétnej osobe. Pod meno napíšete adresu so všetkými napísanými slovami. Mali by ste napríklad použiť „ulicu“, nie skrátenú „sv.“
Krok 5: Pozdrav
Pozdrav je v podstate pozdravom, ako keď sa s niekým stretnete osobne a poviete „Dobrý deň“. Táto časť by mala začínať dvoma riadkami pod vnútornou adresou. Najčastejšie sa používa formálny pozdrav podľa napíš , je „drahý“. Potom by ste uviedli titul a meno príjemcu, za ktorým nasleduje dvojbodka. Môžete napríklad povedať „Vážený pán Jones:“
Krok 6: Telo
Telo listu je vaša skutočná správa. Formálnym listom môžete v závislosti od vášho účelu obsahovať od jedného do troch odsekov v tele.
- Prvý odsek - predstavte seba a svoj účel písania
- Druhý odsek - uveďte stručné informácie podporujúce váš účel
- Tretí odsek - poďakujte príjemcovi za jeho čas a odkážte sa na všetky poskytnuté doplňujúce materiály
Telo listu by malo byť umiestnené dva riadky pod pozdravom, aby ste medzi nimi preskočili jeden riadok.
Krok 7: Zatvorenie
Záverom je, ako sa lúčite v liste. Preskočte jeden riadok za telom a potom napíšte záver. Po vašomzáverečná frázaak chcete ponechať niekoľko riadkov dole, potom zadajte svoje celé meno. Miesto, ktoré opustíte, bude miesto, kde list fyzicky podpíšete. Medzi prijateľné formálne uzávierky patrí:
- S Pozdravom
- S pozdravom
- Všetko najlepšie
Za svojím zatváraním vždy nasledujte čiarku.
Krok 8: Úpravy
Pred odoslaním je veľmi dôležité skontrolovať formát, pravopis a gramatiku vo formálnom liste. Tento druh pozornosti k detailom ukazuje vašu pracovnú morálku a schopnosť pokračovať. Ako východiskový bod môžete použiť možnosť kontroly pravopisu v počítači. Keď to urobíte, je dobré požiadať niekoho iného, aby dokument preskúmal. Pred dokončením by ste si potom mali list ešte raz skontrolovať. Počas úprav by ste mali vy a vami vybraný recenzent hľadať nasledujúce položky:
- Správny pravopis a používanie slov
- Opravte interpunkciu
- Medzery a písmo
- Používanie správnej gramatiky
- Tón listu - mal by byť vrúcny, úctivý a profesionálny
- Bez slangových slov a kontrakcií
- Správny názov pre príjemcu
- Správne kontaktné informácie pre odosielateľa a príjemcu
Najlepší prvý dojem
Formálny list často poskytne prvý dojem z profesionála, s ktorým ste sa nestretli. Postupujte podľa štandardných pokynov pre formátovanie a bude vás brať vážne a rešpektovaných.
