Ak hľadáte prácu, je dosť pravdepodobné, že niekedy bude potrebné poslať životopis a motivačný list manažérovi najímania e-mailom. Pri rozhodovaní o tom, ako pristupovať k procesu odosielania týchto dôležitých dokumentov e-mailom, je dôležité vziať do úvahy preferencie príjemcu a výzvy, ktorým môžete čeliť pri odosielaní formátovaného dokumentu prostredníctvom e-mailu.
Preferovaný spôsob predloženia
Životopisy a motivačné listy je možné efektívne posielať v tele e-mailovej správy alebo ako prílohu k súboru. Aj keď najjednoduchšou možnosťou je zvyčajne vložiť motivačný list do tela e-mailu s životopisom ako prílohu PDF, to však nie je to, čo preferujú všetci ľudia alebo spoločnosti.
Súvisiace články- Príklady motivačného listu na vysokú školu
- Ako napísať veľký motivačný list
- Ukážky životopisov motivačných listov, ktoré ukazujú, ako sa predať
Odpovedanie na inzerát
Ak odpovedáte na oznámenie o pracovnej pozícii, ktoré požaduje zaslanie životopisu a motivačného listu prostredníctvom e-mailu, pozorne si prečítajte text, aby ste zistili, či je zadaný preferovaný formát. Postupujte podľa pokynov, ktoré ste poskytli presne, inak môžete byť vylúčení.
- Ak pokyny určujú zahrnutie vašich informácií napríklad do tela e-mailu, neodosielajte prílohu. Niektoré spoločnosti neprijímajú prílohy od ľudí mimo ich spoločnosti a takéto dokumenty sa nemusia dostať ani cez spamový filter firmy.
- Ak oznámenie vyžaduje, aby bol jeden alebo obidva dokumenty predložené ako príloha, postupujte podľa týchto pokynov. Osoba, ktorá prijíma e-maily, môže jednoducho tlačiť prílohy v mene osoby, ktorá ich bude skríningom uskutočňovať rozhovory.
Všeobecné odoslanie životopisu
Ak nereagujete na pracovné oznámenie, ale skôr predkladáte nevyžiadaný životopis v nádeji, že upútate pozornosť náborového manažéra alebo personalistu, venujte čas tomu, aby ste zistili, aký formát je preferovaný.
- Ak stretnete niekoho na networkingu, kto navrhne, aby ste poslali životopis a motivačný list, opýtajte sa ho, či uprednostňuje spôsob odosielania dokumentov.
- Ak svoj životopis zasielate ako „studený hovor“, ktorý sa má brať do úvahy pri hľadaní zamestnania, obráťte sa na spoločnosť a zistite, komu presne by ste mali poslať dokument a akú e-mailovú adresu použiť, a aký formát sa uprednostňuje.
Možnosti predloženia
Keď poznáte preferencie osoby alebo organizácie, ktorú kontaktujete, budete môcť pripraviť svoj životopis a motivačný list na odoslanie prostredníctvom e-mailu. Na základe týchto preferencií pôjdete s jednou zo štyroch možností.
- Sprievodný list v tele e-mailu, pokračovať ako príloha
- Sprievodný list a životopis v tele e-mailu
- Sprievodný list a pokračovanie ako samostatné prílohy
- Sprievodný list a pokračovanie v rovnakom dokumente ako jedna príloha
Sprievodný list
Telo e-mailu
Pre sprievodné listy, ktoré budú zahrnuté v tele e-mailu:
- Pripravte si motivačný list v programe Word alebo inom programe na spracovanie textu.
- Pred kopírovaním a vložením do e-mailového editora ho dôkladne skontrolujte a skontrolujte pravopis.
- Pomocou klávesov so šípkami a klávesom Return vykonajte všetky potrebné úpravy medzery, aby bola štruktúra odseku neporušená.
- Ak do textu e-mailu uvádzate sprievodný list aj životopis, mal by sa ako prvý zobraziť sprievodný list.
Príloha
Pre prílohy motivačného listu:
čo znamená žltá aura
- Pripravte si písmeno vo svojom obľúbenom programe na spracovanie textu rovnako, ako by ste napísali akýkoľvek pracovný list.
- Pred finalizáciou dokument správne skontrolujte a skontrolujte pravopis.
- Zaistite, aby bol formát vizuálne príťažlivý a po vytlačení vyzeral atraktívne. uistite sa, že to vyzerá dosť dobre na odoslanie na papier.
- Pred pripojením listu k e-mailovej správe list preveďte na dokument PDF, aby ste si boli istí, že ho príjemca môže otvoriť a vidieť ho tak, ako ste zamýšľali.
- Použite popisný názov súboru, napríklad vaše meno a frázu „sprievodný list“.
- Priložte list k e-mailovej správe pomocou príslušného príkazu v e-mailovom editore, ktorý je zvyčajne pripojený k ikone, ktorá vyzerá ako kancelárska sponka.
Pokračovať
Telo e-mailu
Pre životopisy, ktoré sú obsiahnuté v tele e-mailu:
- Ak váš životopis smeruje do tela e-mailovej správy, je pravdepodobné, že je aj váš sprievodný list. Sprievodný list by mal byť prvý a najlepšie je vložiť riadok na koniec listu, aby ste ho oddelili od životopisu.
- Vytvorte si životopis v dokumente textového editora a pred presunutím do šablóny e-mailu si ho dôkladne prečítajte.
- Naformátujte dokument tak, aby karty neboli potrebné (pretože sa pravdepodobne nebudú zhodovať s tým, ako ste zamýšľali v počítači príjemcu).
- Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je umiestniť nadpisy na ľavom okraji tučným textom priamo nad textové časti, ktoré popisujú.
- Alternatívne môžete svoj životopis umiestniť do tabuľky, aj keď budete chcieť, aby boli obrysy bunky neviditeľné. Týmto spôsobom zachováte medzery aj pri prenose správy.
- Skopírujte svoj životopis do šablóny e-mailu.
- Pošlite si ho e-mailom, aby ste zistili, či to po prijatí vyzerá v poriadku. Ak to vyzerá dobre pre vás, pošlite ich niekoľkým priateľom, ktorí používajú iné e-mailové systémy ako vy, aby ste mali dobrú predstavu o tom, ako to bude vyzerať pre príjemcu.
Príloha
Pre pokračovanie v odosielaní ako príloha:
- Pri odosielaní životopisu ako prílohy môžete byť pri formátovaní kreatívnejší, ako keby sa prenášal v texte e-mailu.
- Vytvorte si životopis vo svojom obľúbenom programe na spracovanie textu a podľa želania ho nastavte pomocou nadpisov, tabulátorov a odrážok.
- Dôkladne preštudujte dokument a nezabudnite skontrolovať všetky typy chýb (pravopis, gramatika, štýl, jasnosť, presnosť atď.).
- Ak ste si istí, že dokument je správny, dokončite ho na odoslanie tak, že ho prevediete do súboru PDF, aby ste si boli istí, ako bude dokument vyzerať pre osobu, ktorá ho dostane.
- Použite popisný názov súboru, napríklad „pokračovanie Boba Jonesa“ (pomocou vášho mena).
- Pripojte ho k e-mailovej správe pomocou príslušného príkazu v e-mailovom editore, ktorý zvyčajne predstavuje ikona sponky na papier.
Kombinovaná príloha / príloha k životopisu
Pri kombinovaní motivačného listu a životopisu do jedného dokumentu, ktorý sa odošle ako príloha:
- Vytvorte písmeno vo svojom obľúbenom programe na spracovanie textu a ubezpečte sa, že je naformátované tak, aby vyzeralo dobre, keby ste ho vytlačili.
- Na koniec písmena vložte koniec strany.
- Pod zlomom stránky vytvorte životopis alebo ho skopírujte z iného dokumentu.
- Korektúry korektne, uistite sa, že obidva dokumenty sú dobre napísané, presné a neobsahujú chyby.
- Konvertujte hotový dokument do formátu PDF, aby ste sa uistili, že formátovanie zostane také, aké ste nastavili bez ohľadu na to, aký softvér používa osoba, ktorá si ho prezerá.
- Pripojte ho k svojej e-mailovej správe.
Konverzie PDF pre prílohy
Nevynechajte krok prevodu životopisu alebo motivačného listu do PDF, ak posielate buď dokument (alebo obidva) ako prílohu. Ak to neurobíte, riskujete, že svoju tvrdú prácu budete negovať okrajmi, ktoré sú na stroji príjemcu nastavené inak, alebo že bude dokument nečitateľný, pretože ide niekomu, kto nemá aplikáciu na spracovanie textu, ktorá je kompatibilný s vaším.
Ak vám program na spracovanie textu nedáva možnosť použiť funkciu „Uložiť ako“ na prevod dokumentov na súbory PDF, ktoré sa dajú použiť ako prílohy, môžete si stiahnuť PrimoPDF , bezplatný konverzný program, ktorý sa ľahko používa.
Text správy pre prílohy
Ak posielate životopis aj motivačný list ako prílohy, či už sú v jednom alebo dvoch súboroch, budete musieť do tela e-mailovej správy vložiť text. Ak by ste mali poslať prázdnu správu s jednou alebo dvoma prílohami, mohlo by to byť spúšťačom spamových filtrov, ktoré vašu správu vylúčia, a tiež by to príjemcovi mohlo zabrániť v tom, aby sa cítil príjemne pri otváraní príloh, aj keď vaša správa prebehne. Zvážte zahrnutie textu v riadkoch:
Pán Smith,
Prečítajte si priložený životopis a sprievodný list, ktorý je odpoveďou na vašu reklamu na CareerBuilder pre administratívneho pomocníka.
S pozdravom,
Sally Niekto
najlepšia farba vlasov pre afroamerické vlasy
Tipy týkajúce sa predmetu
Výber vhodného predmetu pre váš životopis a motivačný list je rovnako dôležitý ako kvalita samotných dokumentov. Vyberte riadok predmetu, ktorý príjemcovi uľahčí vyhľadanie vašej korešpondencie v doručenej pošte. Ak odpovedáte na konkrétne otvorenie, zvážte niečo ako „John Doe - Aplikácia účtovníka“. Ak nereagujete na reklamu, mohlo by byť vhodné niečo ako „Jill Alltrades - životopis na zváženie“. Kľúčom je zahrnúť vaše meno a poskytnúť ukážku účelu správy.
